Cuándo delegar y cómo hacerlo para que salga bien

En todo negocio llega un momento en que aparece la pregunta: ¿cuándo delegar trabajo y cómo hacerlo para que salga bien?

Cuando has emprendido en algo que te apasiona, y has mimado tu proyecto desde el primer día, la idea de contratar a otros profesionales para que hagan lo que haces tú te puede generar mucho miedo.

Pero lo cierto es que estás ya en la rueda de hámster, y la mala noticia es que irá cada vez más rápido. Necesitas bajar de ella si no quieres acabar muriendo de éxito. 

La gran pregunta es cuándo hacerlo, porque encontrar el momento adecuado para contratar puede suponer la diferencia entre una empresa fracasada y un negocio exitoso. 

Aquí sí que tengo una buena noticia, y es que tu propio negocio te dará señales de que ya es hora de buscar ayuda. ¿Quieres saber cuáles son estas señales?

Sigue leyendo, vamos a verlas ahora.

ÍNDICE DE CONTENIDOS

¿Cuándo se debe delegar? 6 señales de que ya es hora

Como decía, tu mismo negocio te va a pedir que empieces a delegar trabajo. Claro que no te lo va a decir claramente, pero sí que te lo demostrará, a través de señales que, como empresaria, debes saber reconocer.

Señal #1: Estás rechazando clientes (que te gustaría coger)

La primera señal de que debes empezar a delegar es cuando tienes una lista de espera demasiado larga y comienzas a rechazar clientes con quienes sí quieres trabajar.

Ves que se van a la competencia, pero realmente no puedes hacer nada, porque ya no tienes horas del día, de la noche ni de la semana para realizar el trabajo.

Señal #2: Tus clientes se empiezan a quejar

Los emails se suman y se acumulan en tu bandeja de entrada. No llegas a tiempo a responderles en el día, ni al día siguiente. 

Los clientes se sienten desatendidos, pero serán muy pocos quienes realmente se quejen. Normalmente, lo hace solo el 3%, por lo que si has recibido una queja, OJO: es probable que muchos otros piensen igual y no te lo estén diciendo.

Al mismo tiempo, es posible que baje la calidad de tu servicio o producto, porque no tienes tiempo ni energía para hacer las mejoras que requieren.

Señal #3: Inviertes demasiado tiempo en tareas administrativas

Emitir facturas, contabilidad, papeleo… ¿sigues pensando que tienes que hacer eso tú? ¿Me sabrías decir por qué?

Ten en cuenta que, a medida que creces, estas tareas seguirán aumentando. ¿En serio vas a seguir dedicando tu tiempo y energía a ellas?

Señal #4: No puedes desarrollar nuevas fuentes de ingresos

Hace tiempo que quieres hacer un curso, un servicio grupal, un nuevo producto… Has visto claramente que hay una necesidad en el mercado, pero no tienes tiempo para ejecutar las tareas que requiere este nuevo proyecto.

Al mismo tiempo, no encuentras el momento para pensar en tu estrategia y mejorar las áreas de tu negocio. Por ejemplo: automatizar embudos de conversión, mejorar servicios, desarrollar o implementar la estrategia que quieres.

Señal #5: Tienes que implementar tareas que desconoces

Este es uno de los casos más claros. Si tienes que automatizar correos o procesos, mejorar tu web, implementar nuevas herramientas… hay poco más que decir. 

Necesitas delegar esto en un profesional específico que te saque ese trabajo. ¿Qué sentido tiene que lo hagas tú?

Señal #6: Tu negocio no crece

Si llevas poco tiempo con tu negocio, es posible que lo que necesites sea contar con el apoyo de una mentora, una socia estratégica que te ayude en el desarrollo empresarial de tu proyecto.

Si tienes recorrido pero no tienes tiempo, acabas sin implementar esa estrategia que sabes que debes seguir. Y acabas en la misma situación.

Pero, además, es importante también tener horas de descanso. Si no descansas, tu productividad baja, implementas peor la estrategia, tu frustración aumenta y el negocio no crece.

¿Cuándo NO delegar?

Así como tu negocio te envía señales de que ya es momento de delegar, también hay otras situaciones que te demuestran que aún no es el momento de pasar a la acción.

Delegar no es solo una decisión. Necesita, también, un compromiso de tiempo por tu parte, para formar a una nueva persona. 

Por eso, tendrás que tener especial cuidado si te encuentras con alguna de esas señales:

  • Estás literalmente desbordada. En este caso, tendrás que aguantarte y esperar. Cuando contrates a alguien, tendrás que dedicarle tiempo para que sepa lo que tiene qué hacer, cómo hacerlo, dónde están los recursos, etc. Lo que sí puedes empezar a hacer es documentar todos tus procesos. Y ponerte una fecha en el calendario para incorporar a esa persona. Así, sabrás que el “ir desbordada” tiene fecha límite.
  • No sabes qué funciones asumirá. Tienes que tener muy claro qué trabajo vas a delegar, y esto es algo con lo que te ayudaré a través de este artículo.
  • No encuentras un buen candidat@. Por supuesto no se trata de contratar a la primera persona que entrevistes. Deberás hacer una búsqueda, pensar muy bien las preguntas y tener claro qué necesitas, para lograr encontrar a la persona adecuada.

Bien, y ahora que tienes más claro cuándo delegar, es momento de empezar a ver cómo hacerlo para que salga bien.

¿Cómo empezar a delegar?

Muchas empresarias vivimos el proceso de delegar como una amenaza, porque nos acojona.

Ante la idea de contratar a una persona, nos preguntamos:

  • ¿Podré pagarle?
  • ¿Y si esta persona no funciona?
  • ¿Y si pierdo “la esencia” de mi negocio? 
  • ¿Y si pierdo el control? 

Pero lo cierto es que estos pensamientos no son más que eso: pensamientos. Ninguna empresa que haya llegado lejos lo ha hecho con un único empleado que realizará todas las funciones a la vez.

Por eso, si te lo planteas, si has visto que cumples con alguna -o unas cuantas- de las señales, lo que necesitas es dejar de oír esos miedos, y aprender de una vez a delegar trabajo, siguiendo los dos pasos que encontrarás a continuación.

Paso #1: Revisa tu planificación y haz una lista de tareas cotidianas

Para empezar, haz solo la lista: enviar correos, desarrollar tus servicios, tener videollamadas con clientes, publicar en redes sociales, enviar tu newsletter, emitir facturas, organizar la semana… apunta todo, todo.

Ten en cuenta, también, las tareas estratégicas que haces o deberías hacer habitualmente. Por ejemplo: revisar tus resultados mensuales, planificar tus ventas trimestrales, realizar acciones que te den visibilidad o posicionamiento…

Paso #2: ¿Qué tipo de responsabilidades delegar?

¿Cuándo se debe delegar?
¿Cuándo puedo delegar un trabajo?
¿Cómo lograr delegar?
¿Cómo y cuándo delegar?
¿Qué tipo de responsabilidades podemos delegar?
¿Qué es la capacidad de delegar?

Empezarás por delegar las responsabilidades más urgentes y menos estratégicas.
Y, para identificarlas, te recomiendo utilizar la matriz de prioridades de Stephen Covey, que fue un gran experto en productividad y liderazgo, autor del best seller Los siete hábitos de las personas altamente efectivas.

Usando este esquema, podrás agrupar tus tareas en cuatro categorías:

  • Urgentes e importantes
  • Poco urgentes y muy importantes
  • Muy urgentes y poco importantes
  • Poco urgentes y poco importantes

En consecuencia, todo lo delegable es lo que está en la parte inferior, especialmente, lo que has puesto en la tercera categoría: acciones urgentes y poco “importantes” (es decir, poco estratégicas).

Fíjate en este ejemplo: 

¿Cuándo se debe delegar?
¿Cuándo puedo delegar un trabajo?
¿Cómo lograr delegar?
¿Cómo y cuándo delegar?
¿Qué tipo de responsabilidades podemos delegar?
¿Qué es la capacidad de delegar?

Ahora que ya has podido identificar qué vas a delegar, vamos a conocer cuál es el valor de las horas de trabajo de tu próximo fichaje.

¿Cuánto dinero cuesta delegar?

Delegar implica asumir un nivel de riesgo e invertir cierta cantidad de dinero, dentro de tus posibilidades. 

Para ello, deberás definir los perfiles que necesitas, en qué orden los necesitas y cuánto dinero puedes invertir en ellos. 

Por ejemplo, puede que necesites perfiles que te ayuden con:

  • Tu estrategia (negocio y ventas), es muy importante si estás emprendiendo, para poder avanzar con el negocio.
  • Tareas administrativas: facturación, contabilidad, etc.
  • Atención al cliente: gestión de agenda, emails de consultas, respuestas técnicas, etc.
  • Marketing y ventas: las redes sociales, escribir el artículo del blog optimizado para SEO, grabar y editar videos, grabar y editar podcast, escribir la newsletter, programar y redactar los embudos de conversión… 

Ahora bien, la pregunta es: ¿puedes asumirlo? Y, para responderla, vamos a hacer otro ejercicio, calculando cuánto te está costando hoy a ti hacer cada una de esas tareas.

Calcularemos el coste actual que implican estas tareas para tu negocio, al multiplicar las horas que les dedicas al mes por tu precio por hora.

Por ejemplo, si tu precio/ hora es de 50€ y dedicas 5 horas semanales a gestionar tus redes sociales, cada semana te estás dejando 250€ en esa tarea. Es decir, 1000€ al mes.

Pero si, en cambio, fíjate cuánto más rentable es este otro escenario:

  • contratas una Community Manager por 450€ al mes, que creará tus contenidos, publicará y dinamizará tu cuenta
  • tú pasas a invertir solo 1 hora a la semana, para fijar la estrategia, revisar las publicaciones y hacer algún directo estratégico (1h x 4 semanas x 50€ = 200€)

Al delegar, la inversión total que haces en redes sociales baja de 1000€ a 650€. Te ahorras 450€, que puedes dedicar a tareas más estratégicas, que te den más dinero.  

Y no solo te ahorras dinero, sino que liberas horas de tu agenda para tener más clientes satisfechos, que te recomienden y puedas vender más.

Como ves, al delegar tendrás más tiempo para pensar, crear, atender y enamorar a los clientes que quieres.

Al delegar, ¿es mejor contratar o trabajar con freelancers?

Esta es la pregunta del millón, en un país en el que el coste de contratar a una persona fija representa para el empresario alrededor del 37% más del salario bruto de ese trabajador.

En este artículo no entraremos en materia fiscal -algo que te recomiendo que valores con tu asesor/a- sino que vamos a ver los PROs y contras para tu negocio.

Si escoges delegar en un profesional freelance por horas:

  • Habrá mayor flexibilidad en la relación laboral.
  • El coste por hora es más elevado, pero los impuestos que pagas son solo IVA e IRPF
  • Se adaptará bien a tus horarios
  • Utiliza sus recursos propios (ordenador, internet, teléfono, etc)
  • Está muy acostumbrado a trabajar y estar orientado a objetivos

El inconveniente es que no eres su único jefe, su jefe máximo es su propio negocio y siempre será más importante que tú.

Si escoges contratar a una persona fija para delegar trabajo:

  • El precio por hora es mucho menor
  • Existen distintos tipos de contratos: se pueden hacer contratos de dos horas, fijos discontinuos, firmar convenios de prácticas, etc.
  • Se impregnan más y más rápido de la cultura corporativa (pero tienes que tener tiempo para enseñarle).

El inconveniente es la vinculación y el compromiso que se crea entre los dos, que da menor flexibilidad a la relación laboral.

Como ves, ambas opciones tienen sus ventajas y desventajas. Te recomiendo que acabes de mirarlo con tu asesora fiscal y evalúes cuál es la más conveniente para tu negocio en este momento.

Técnicas para delegar: 5 claves del proceso de selección

Para acabar, vamos a ver 5 requisitos que te ayudarán a que tu proceso de selección te dé buen resultado:

  • VALORES. Es imprescindible que la persona en quien decidas delegar comparta tus valores de vuestra marca. De lo contrario, no habrá empatía entre vosotr@s y el trabajo no saldrá bien.
  • COMPRENSIÓN. La persona en quien delegues debe entender tu visión. Y, para ello, necesitas tenerla por escrito, para poder transmitirla.
  • MOTIVACIÓN. Escoge gente apasionada y proactiva, que aporte al negocio. Buscamos talento para que ellos nos digan qué hacer a nosotros, para que sumen valor a la empresa. 
  • FLEXIBILIDAD Y HONESTIDAD. A veces, un día hay que hacer más horas, pero otro día harás menos. Esto debe quedar claro desde el principio.
  • “SOFT SKILLS”. Intentar detectar su nivel de inteligencia emocional, lo que en gestión del talento se llama las “soft skills”, porque a esa persona tienes que poder corregir el trabajo, ponerle límites, hacer apreciaciones… sin que ello suponga tensiones ni problemas. ¡Es parte del trabajo!

Como ves, delegar no es sencillo, pero es posible. Es momento de perderle el miedo, hacer una buena autoevaluación de tu momento, tus necesidades y las tareas que ya puedes delegar, para animarte a pasar a la acción y tener un negocio que crezca, sin morir de éxito.

Si tienes cualquier duda, o si quieres compartir tu propia experiencia delegando, me encantará leerte en los comentarios.

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