Para empezar, definamos qué es la productividad
Y es que la productividad no consiste en cumplir con una lista inmensa de tareas, ni en “llegar a todo”.
Por el contrario, productividad es priorizar las tareas adecuadas, para acercarte a tus objetivos minimizando el esfuerzo.
Y, para conseguirlo, tenemos tres elementos clave:
- Priorizar: Solo si sabes a dónde vas, podrás priorizar las tareas para llegar a tu objetivo estratégico.
- Objetivos: si no sabes a dónde vas, ¿cómo vas qué necesitas hacer? Fijar objetivos para cada trimestre te ayudará a tener claro qué tienes que hacer.
- Esfuerzos: la tercera variable consiste en minimizar el esfuerzo para alcanzar tu objetivo. ¿Por qué? Porque claro que puedes conseguir tus objetivos trabajando 12 horas de lunes a domingo, pero, ¿es eso lo que tú quieres? No se trata de conseguir tus objetivos trabajando más, sino de alcanzarlos invirtiendo el esfuerzo justo, sin acabar quemándote.
Ahora que tenemos claro qué es la productividad y en qué consiste, vamos a ver qué puedes hacer para ser más productiva.
Identifica dónde aportas valor
Si nunca has delegado, reconocer dónde aportas verdadero valor, y dónde no, puede ser difícil. Sin embargo, es una pregunta imprescindible que debes hacerte para empezar a ser más productiva.
En este sentido, podrá ayudarte diferenciar los siguientes conceptos:
Ser productiva vs estar ocupada
No debemos confundir un término con el otro. Fíjate: cuando estás todo el día ocupada, al final, eres una empleada de tu negocio. En cambio, cuando lideras tu negocio, tienes una estrategia y enfocas tus esfuerzos en ella.
Autoexigencia vs autocompasión
Cuando tiendes hacia la autoexigencia, acabas cayendo en el bucle de no parar nunca. Pero la realidad es que, para ser productiva, necesitas descansar, de la misma manera que necesitas parar un día a la semana y tomarte algo con las amigas.
Ser autocompasiva y encontrar esa fuerza interior para que la cabeza se oxigene es una de estas cosas que debes hacer para ser más productiva.
Y es que es importante ser ejecutora en tu negocio, pero también lo es ser visionaria, para poder avanzar con tu estrategia. Vendas lo que vendas, tienes que tener en mente que es importante entender el comportamiento humano para ello. Por eso, dedicar tiempo en ver la tele, quedar con amigas… es en realidad tiempo invertido en aumentar tu visión.
Identifica dónde aportas valor desde la indagación
Al plantearte qué hacer para ser más productiva, será importante también que puedas mirar hacia dentro con aprecio.
Y, para ello, deberás dedicar tiempo a analizar tu zona de genialidad: aquello que se te da realmente bien, en lo que ayudas a tus clientes.
Entonces, para empezar a ser más productiva, lo primero será despejar tu agenda, conectar con el mundo y echar una mirada hacia dentro con amor.
Elimina a los saboteadores de tiempo y avanza con foco
Cuando te preguntas qué hacer para ser más productiva, es posible que te enfrentes a diferentes saboteadores, entre ellos:
- La dispersión: “ahora hago un poco de esto, ahora hago un poco de lo otro…” Cuando no tienes tus objetivos trimestrales marcados, acabas perdiendo el tiempo en tareas en las que no generas valor.
- Multitarea: querer hacer de todo, al mismo tiempo, acaba retroalimentando la dispersión
- Gestión de los imprevistos: los imprevistos suceden, son parte de la vida, y por eso es importante que dejes cierto margen en tu agenda para ellos.
Entonces, ¿cómo puedes evitar que los saboteadores afecten tu productividad? Pues la única vía posible que tienes para avanzar con foco es definir bien tus objetivos y hacerlo de forma que sean SMART.
Es decir, marcarte objetivos:
- Específicos
- Realistas
- Importantes
- Se deben poder medir
- Se deben poder meter en un calendario
Por ejemplo, no es un objetivo SMART decir: “Voy a crear un nuevo ebook”
Esto es más bien un deseo, o una idea.
Para que sea un objetivo SMART deberías decir: “Voy a crear un ebook en 2 semanas para captar 1000 nuevos leads este trimestre”.
De esta manera, se convierte en algo medible y realista, que puedes meter en tu calendario.
O bien, si tu meta es “contratar a una Community Manager”, puedes transformarla en “voy a contratar a una Community Manager antes del 1 de junio para liberar 1 hora diaria”. Teniendo claro el objetivo, podrás liberar esa hora para hacer algo relevante para tu negocio.
¿Qué más puedes hacer para ser más productiva, eliminar saboteadores y avanzar con foco?
Lo siguiente será evaluar qué tan importantes son las cosas que haces en tu día a día para conseguir tus objetivos de negocio. Para ello, vamos a trabajar según:
- La importancia de cada tarea para conseguir tus objetivos de negocio
- La urgencia de cada tarea para conseguir esos objetivos
Al validar qué es importante y qué es urgente, tendrás tu plan de acción diario, al cual dedicar tu tiempo.
Establece tus prioridades
El siguiente paso para ser más productiva será saber en qué tareas enfocarte y para ello necesitarás establecer cuáles son prioridades.
Te propongo el siguiente ejercicio para Definir Prioridades:
- Haz una lista de tareas Diarias – Semanales
- Haz una lista de tareas importantes (tareas que son la razón de ser de tu negocio)
- Escoge tres objetivos clave (estratégicos) para tu negocio (para los próximos 6 meses)
Ahora trasládalo TODO a la MATRIZ DE PRIORIDADES de Stephen Covey.
En el primer cuadrante, escribe aquellas tareas muy importantes para las que aún no hay prisa.
En el segundo cuadrante, apunta las tareas muy importantes y muy urgentes.
En el tercer cuadrante, coloca las tareas poco importantes pero muy urgentes.
Y, en el cuarto cuadrante, dejaremos las tareas poco importantes y poco urgentes.
Planifica tu semana para ser más productiva
Si haces el ejercicio de completar la Matriz de Covey a principios de semana, cada semana, lograrás no solo mejorar, sino disparar tu productividad.
Así es como puedes plantearte la planificación semanal para mejorar tu productividad:
Cuadrante 1: Haz un plan y calendariza estas tareas
Todo lo que está aquí merece una planificación, porque es tu zona de valor.
Cuadrante 2: Ejecutar
Lo que es importante y urgente, pues tienes que ejecutarlo. Ahora bien, cuando empieces a tener bien hecho el cuadrante uno, habrá poco que ejecutar aquí, porque tendrás mejor planificación.
Cuadrante 3: Delegar
Aquí tenemos la palabra mágica: “delegar”. No todas las cosas que hacemos son estratégicas, sino que hay muchas que se pueden delegar: facturar, responder emails, agendar citas con clientes, etc.
Cuadrante 4: Eliminar
Lo que ha quedado en este cuadrante nos lo quitamos de nuestra vida, vamos a dejar de hacerlo. Por ejemplo: navegar por las redes sociales corresponde a nuestro tiempo libre.
Organiza tu agenda para ser más productiva
Una vez que tienes hecha tu matriz de prioridades, te será mucho más sencillo organizar tu agenda para ser más productiva. Fíjate:
El 75% de tu tiempo debería aplicarse a tareas estratégicas que aportan valor.
Y un ejemplo para calcularlo es el siguiente:
Horas estratégicas = (horas total/día) x 75/100
Si tu jornada tiene 5 horas, 3h y 30min deberán estar dedicadas a tareas estratégicas.
O bien, si tu jornada tiene 7 horas, el tiempo que deberás dedicar a tareas estratégicas serían 5h 15 min al día.
Este cálculo te servirá para saber en qué tienes que enfocar tu tiempo, reconocer qué es lo importante en tu negocio y organizar tu agenda.
Si dedicas 6, 7 u 8 horas solo a trabajar con pacientes, clientes, alumnos o lo que corresponda, eres una empleada del negocio.
En cambio, cuando te enfocas en tu estrategia, logras ser más productiva. Y, siguiendo el sistema que te he propuesto en este artículo, podrás priorizar y ser más realistas con tu agenda, al mejorar tu productividad desde el autoliderazgo.
Te invito a que tengas una mirada mucho más amable y apreciativa hacia todo lo que haces.
Deja de machacarte desde la exigencia, analiza la situación real que vives, y toma decisiones que te permitan ser más productiva y feliz en tu negocio.
